Sales Order Agent in Business Central: Vom Kunden-E-Mail zum prüfbaren Verkaufsauftrag

Kurzfassung

• Der Sales Order Agent (in der deutschen Oberfläche: Verkaufsauftragsagent) ist ein KI-Agent in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Er überwacht ein Microsoft-365-Postfach und bereitet aus Kunden-E-Mails Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge vor.
• Der Agent legt immer zuerst ein Verkaufsangebot an. Ob daraus automatisch ein Auftrag wird und ob der Kunde vorher bestätigen muss, steuern zwei Schalter in der Einrichtung.
• Jede E-Mail, die der Agent an einen Kunden schicken will, prüft und bestätigt vorher ein Mensch in Business Central. Gebucht wird nichts automatisch.
• Abgerechnet wird nach Verbrauch in Copilot Credits. Microsoft rechnet für 100 Anfragen im Monat mit rund 1.650 Credits.
• Der Agent ist für alle Länderversionen freigegeben und unterstützt Deutsch für Österreich, Deutschland und die Schweiz.
• Aus Sicht von NAVAX entscheidet die Qualität der Stammdaten (Kontakt-E-Mails, Artikelbeschreibungen, Attribute) stärker über den Nutzen als die KI selbst.

Dieser Artikel ist für Sie, wenn in Ihrem Vertriebsinnendienst Bestellungen und Angebotsanfragen per E-Mail eingehen und Sie wissen wollen, was der Sales Order Agent heute tatsächlich kann, was er kostet und wo er an Grenzen stößt. Wie Daten und KI im Unternehmen grundsätzlich zusammenspielen, zeigt unsere Seite Daten & KI. Aufzeichnungen unserer Webinare zu KI in Business Central finden Sie unter Aufzeichnungen.

Was ist der Sales Order Agent in Business Central?

Der Sales Order Agent ist ein KI-Agent, der die Auftragserfassung aus E-Mails in Business Central übernimmt: Er liest eingehende Kundenanfragen, erkennt Kunde, Artikel, Mengen und Liefertermin, prüft die Verfügbarkeit, legt ein Verkaufsangebot an und schreibt die Antwort an den Kunden mit dem Beleg als PDF. Ein Mitarbeitender prüft jeden Schritt, bevor etwas das Haus verlässt.

Technisch arbeitet der Agent nicht über eine eigene Schnittstelle, sondern so, wie ein Mensch Business Central bedient. Er bekommt Anweisungen in natürlicher Sprache, liest Beschriftungen und QuickInfos der Seiten, navigiert vom Rollencenter aus durch die Seiten und ruft Aktionen auf. Dadurch erkennt er auch eigene Felder und Erweiterungen und kann versuchen, Validierungsfehler anhand der angezeigten Meldung selbst zu beheben. So beschreibt es Microsoft in der Übersicht zum Verkaufsauftragsagenten.

Dabei bleibt er in seinem Rahmen: Der Agent läuft mit den Berechtigungen und dem Profil, die ihm die Administration zuweist. Was er nicht sehen darf, sieht er nicht. Ein vorgeschaltetes Relevanzmodell filtert außerdem Nachrichten aus, die nicht zu seiner Aufgabe gehören, etwa Rabattverhandlungen oder Versuche, an interne Daten zu kommen. Gefilterte Nachrichten werden für Prüfzwecke protokolliert.

Seit dem Release Wave 2 2025 ist der Agent deutlich erwachsener geworden. Laut Release-Plan kamen am 7. November 2025 unter anderem die Auswertung von PDF- und Bildanhängen, mehrere Lieferadressen je Kunde, Liefertermine über Capable-to-Promise, eine eigene E-Mail-Signatur, ein Tageslimit für E-Mails und die Ausweitung auf Deutschland, Dänemark, Frankreich, Italien und Spanien allgemein verfügbar hinzu.

So läuft eine Bestellung durch den Agenten – Schritt für Schritt

Der Ablauf folgt immer demselben Muster: Der Agent arbeitet vor, ein Mensch bestätigt. Im Standard sieht ein Vorgang so aus:

1. E-Mail kommt an. Ein Kunde schreibt an das überwachte Postfach, etwa an die zentrale Vertriebsadresse. Der Agent holt neue Nachrichten in festen Abständen ab, markiert sie als bearbeitet und legt im Aufgabenbereich eine Aufgabe an. Antworten im selben E-Mail-Verlauf landen in derselben Aufgabe.
2. Eingang prüfen. Je nach Einstellung bestätigt ein Mitarbeitender zuerst, dass die Anfrage bearbeitet werden soll.
3. Kunde finden. Der Agent sucht die Absenderadresse unter Kontakten, Angeboten und Aufträgen und ordnet den zugehörigen Debitor zu. Ist die Adresse unbekannt, fragt er nach: neuen Kontakt anlegen, einmalig einen bestehenden Kontakt verwenden oder die Adresse eines Kontakts dauerhaft aktualisieren.
4. Artikel erkennen. Zuerst sucht er exakt nach Artikelnummer, Kreditorenartikelnummer, GTIN oder Artikelreferenz. Findet er so nichts, bewertet er Kandidaten über Artikelattribute wie Farbe, Material oder Größe und weicht zuletzt auf eine breitere unscharfe Suche aus.
5. Verfügbarkeit prüfen. Der Agent rechnet mit Menge, gewünschtem Lieferdatum, Lagerort und geplanten Zugängen. Mit eingeschalteter Beschaffungszusage (Capable-to-Promise) nennt er für fehlende Ware den frühestmöglichen Liefertermin.
6. Angebot anlegen und Antwort entwerfen. Er erstellt das Verkaufsangebot mit den Preisen, Rabatten und Steuern, die Business Central berechnet, und schreibt eine Antwort-E-Mail mit dem Angebot als PDF.
7. Freigabe. Ein Mitarbeitender prüft E-Mail und Beleg, ändert bei Bedarf und bestätigt. Erst dann geht die Nachricht hinaus.
8. Bestätigung des Kunden. Antwortet der Kunde mit Änderungen, passt der Agent das bestehende Angebot an. Bestätigt der Kunde, wandelt der Agent das Angebot in einen Verkaufsauftrag um und schickt – wieder nach Freigabe – die Auftragsbestätigung.

Den vollständigen Ablauf mit allen Prüfschritten dokumentiert Microsoft unter Verkaufsangebote und -aufträge mit dem Verkaufsauftragsagenten verarbeiten.

Angebot oder direkt Auftrag? Die vier Einstellungen im Überblick

Ein Detail, das in vielen Beschreibungen fehlt: Der Agent erstellt immer zuerst ein Verkaufsangebot. Das ist Absicht. Ein Angebot wirkt nicht auf Planung, Reservierungen, Verfügbarkeit oder Liquiditätsplanung und ist damit ein sicheres Zwischendokument für KI-gestützte Arbeit. Was danach passiert, legen zwei Schalter fest: „Angebote zur Bestätigung senden“ und „Aufträge aus Angeboten erstellen“.

Angebote senden	Aufträge erstellen	Was passiert	Passt zu
Ein	Ein	Kunde erhält das Angebot, nach seiner Zusage wird es zum Auftrag (Standard).	Angebotsanfragen, neue Kunden
Ein	Aus	Kunde erhält das Angebot, den Auftrag legt Ihr Team von Hand an.	Einstieg mit maximaler Kontrolle
Aus	Ein	Angebot entsteht nur intern und wird sofort zum Auftrag, der Kunde erhält die Auftragsbestätigung.	Feste Bestellungen von Stammkunden
Aus	Aus	Angebot entsteht nur intern, die Kommunikation übernimmt Ihr Team.	Sonderpreise, manuelle Kalkulation

Die letzte Zeile ist der Weg für alle, deren Preisfindung Schritte braucht, die der Agent nicht kann. Microsoft empfiehlt dafür in der Einrichtungsanleitung, die Prüfung von Angeboten einzuschalten und das Versenden auszuschalten: Der Agent liest die E-Mail, findet die Artikel, prüft die Verfügbarkeit und legt das Angebot an – dann übernimmt ein Mensch für Sonderpreise und Rabatte.

Wo der Mensch entscheidet: Prüfschritte und Kontrolle

Der Sales Order Agent ist kein Autopilot. Kontrolle ist an mehreren Stellen fest eingebaut:

• Ausgehende E-Mails werden immer geprüft. Keine Nachricht geht ohne Bestätigung eines berechtigten Business-Central-Benutzers an einen Kunden.
• Eingehende E-Mails nach Vertrauensstufe. Für bekannte Absender genügt im Standard die Prüfung der ersten Nachricht eines Verlaufs, für unbekannte Absender wird jede Nachricht geprüft.
• Belege optional prüfen. Mit „Angebote überprüfen, wenn sie erstellt und aktualisiert werden“ hält der Agent an, bevor er überhaupt eine E-Mail entwirft.
• Keine Vermischung von Kunden. Hat der Agent den Absender einem Debitor zugeordnet, arbeitet er nur mit dessen Angeboten und Aufträgen. Eine Anfrage kann nicht den Beleg eines anderen Kunden ändern.
• Nachvollziehbare Eingaben. In den Belegen ist erkennbar, welche Werte der Agent eingetragen hat und welche die Geschäftslogik von Business Central berechnet hat. In der Zeitachse jeder Aufgabe steht, was er wann getan hat.

Im Aufgabenbereich erscheinen Schritte, die Aufmerksamkeit brauchen, ganz oben. Wer prüft, kann den Beleg direkt ändern, dem Agenten in natürlicher Sprache sagen, was er angepasst hat, oder die Aufgabe beenden und selbst übernehmen.

Echte KI-Unterstützung im ERP bedeutet nicht Autopilot, sondern kontrollierte Automatisierung – genau dafür wurde der Sales Order Agent entwickelt.

Was kostet der Sales Order Agent? Copilot Credits pro Vorgang

Der Agent hat keine feste Monatsgebühr pro Benutzer. Abgerechnet wird nach Verbrauch in Copilot Credits, der Abrechnungseinheit von Microsoft Copilot Studio. Die Beträge je Schritt nennt Microsoft in der Dokumentation zur verbrauchsabhängigen Abrechnung:

Schritt	Art	Copilot Credits
Eingehende E-Mail analysieren	Generative Antwort	2
Anhang ohne Verkaufsdaten (je Anhang)	Generative Antwort	2
Anhang mit Verkaufsdaten (je Anhang)	Agent-Aktion	5
Artikelverfügbarkeit prüfen	Agent-Aktion	5
Verkaufsangebot anlegen oder ändern	Agent-Aktion	5
Verkaufsauftrag anlegen oder ändern	Agent-Aktion	5
Antwort-E-Mail erzeugen	Generative Antwort	2

Microsofts eigene Beispielrechnung: 100 Anfragen im Monat, die Hälfte davon mit einer Bestellung als PDF im Anhang. Je Anfrage fallen 2 + 5 + 5 + 2 Credits an, dazu bei jeder zweiten Anfrage 5 Credits für den PDF-Anhang – zusammen rund 1.650 Copilot Credits im Monat. Ihre eigene Zahl hängt davon ab, wie viele Runden ein Vorgang dreht: Jede Änderung durch den Kunden und jede Umwandlung in einen Auftrag kostet weitere Aktionen.

Bezahlt werden die Credits entweder über vorab gekaufte Kapazität (Copilot-Credit-Pakete) oder nutzungsbasiert per Pay-as-you-go; vorhandene Kapazität wird zuerst verbraucht. Den aktuellen Preis je Credit entnehmen Sie der Preisliste von Microsoft Copilot Studio. Zwei Punkte sollten Sie bei der Planung kennen:

• Sind die Credits aufgebraucht, nimmt der Agent keine neuen E-Mails mehr an, bleibt aber aktiv. Sobald wieder Guthaben da ist, arbeitet er den Rückstau automatisch ab – und verbraucht dabei schnell einen großen Teil der neuen Credits.
• Das Tageslimit für E-Mails (Vorgabe: 100) bremst den Verbrauch. Was darüber hinausgeht, verarbeitet der Agent am nächsten Tag.

Voraussetzungen und Einrichtung

Die Einrichtung ist schnell erledigt, wenn die Grundlagen stimmen. Diese Punkte gehören auf die Checkliste:

• Postfach: ein Microsoft-365-Postfach (Benutzer- oder freigegebenes Postfach). Wer den Agenten aktiviert, braucht dafür Vollzugriff und „Senden als“. Bis Exchange neue Berechtigungen verteilt hat, können einige Stunden vergehen.
• Berechtigung in Business Central: Zum Anlegen eines Agenten braucht es die Systemberechtigung „Alle Agenten konfigurieren“ (ID 9665).
• Abrechnung: ein Abrechnungsmodell für die Business-Central-Umgebung im Admin Center, siehe oben.
• Kontakte: Der Agent erkennt Kunden über die E-Mail-Adresse. Kontakte ohne oder mit veralteter Adresse bedeuten bei jeder Anfrage einen manuellen Eingriff.
• Artikelstamm: Beschreibungen, Attribute, Kategorien, Artikelreferenzen und Textbausteine bestimmen, wie gut der Agent vage Formulierungen wie „die blauen Stühle aus dem letzten Auftrag“ auflöst. Neu angelegte Daten sind erst nach bis zu 15 Minuten durchsuchbar.
• Sprache und Land: Der Agent ist laut Verfügbarkeitsübersicht für alle Länderversionen freigegeben und unterstützt Deutsch für Österreich, Deutschland und die Schweiz, dazu unter anderem Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch. Für Kunden mit hinterlegter Sprache schreibt er in deren Sprache.

Zum Ausprobieren ohne echte Kundenpost gibt es auf der Einrichtungsseite den Bereich „Probieren Sie es aus“: Sie wählen einen Absender, schreiben eine Nachricht oder hängen eine PDF-Bestellung an, und der Agent verarbeitet sie wie eine echte E-Mail. Für mehrere Teams lassen sich mehrere Instanzen anlegen, jede mit eigenem Postfach, Ordner, Signatur und eigenen Regeln.

Grenzen im Praxistest: wo der Agent noch danebenliegt

Ein ehrlicher Realitätscheck gehört dazu. Microsoft nennt selbst mehrere bekannte Schwächen, die im Alltag auffallen:

• Einheiten: Weicht eine Nicht-Basiseinheit von der Standardeinheit ab, können Mengen im Beleg falsch umgerechnet werden. Mengen mit Umrechnung deshalb immer prüfen.
• Bezüge statt Namen: Antwortet ein Kunde mit „Ich nehme alle“ statt Artikel und Mengen zu wiederholen, sinkt die Zuverlässigkeit – vor allem, wenn die Verfügbarkeits-E-Mail vorher stark umgeschrieben wurde.
• Zusammengesetzte Wörter: In der deutschen Version findet die Suche einen Begriff nicht immer, wenn er Teil eines längeren Wortes ist. Das trifft deutsche Artikelbezeichnungen besonders.
• Zubehör und Verbrauchsmaterial: Fragt ein Kunde nach Waschpulver für eine Waschmaschine, kann der Agent die Maschine statt des Pulvers vorschlagen, wenn das Pulver nicht im Sortiment ist.
• Anhänge: Verarbeitet werden PDF, PNG und JPG. Eine PDF darf bis zu 50 Seiten haben, alle Anhänge einer E-Mail zusammen rund 150.000 Zeichen. Übersprungene Anhänge zeigt der Agent mit Grund an.
• Preise: Der Agent erfindet keine Preise, er übernimmt, was Business Central berechnet. Individuelle Absprachen, die nicht als Preis oder Rabatt hinterlegt sind, kennt er daher auch nicht.

Keiner dieser Punkte spricht gegen den Einsatz. Sie zeigen aber, wofür die Prüfschritte da sind und warum ein Pilot mit echten E-Mails mehr verrät als jede Demo.

Für welche Unternehmen sich der Einstieg lohnt

Den größten Effekt sehen wir dort, wo viele ähnliche Bestellungen per E-Mail eintreffen und heute jemand sie abtippt. Drei typische Ausgangslagen:

Wiederkehrende Bestellungen von Stammkunden

Bekannte Kunden, bekannte Artikel, klare Konditionen. Hier kann der Agent mit ausgeschaltetem Angebotsversand direkt Aufträge vorbereiten. Ein eigener Postfachordner, in den Outlook-Regeln nur freigegebene Absender sortieren, wirkt dabei wie eine Positivliste – ohne Änderung in Business Central.

Hohes Volumen im Vertriebsinnendienst

Wenn täglich dutzende Anfragen eingehen, verschiebt der Agent die Arbeit vom Abtippen zum Prüfen. Die Zusammenfassung im Aufgabenbereich zeigt, wie viele Angebote und Aufträge er erstellt hat und wie viel Zeit das Team dadurch eingespart hat.

Bestellungen als PDF im Anhang

Viele Kunden schicken eine Bestellung aus dem eigenen System als PDF und schreiben zwei Sätze dazu. Der Agent führt beides zusammen, sodass nichts doppelt erfasst werden muss.

Weniger geeignet ist er, wenn Aufträge überwiegend telefonisch, über ein Portal oder per EDI eingehen, oder wenn fast jeder Auftrag eine individuelle Kalkulation braucht. Dann lohnt sich zuerst ein Blick auf die Datenlage und die Preislogik.

Häufige Fragen zum Sales Order Agent

Bucht der Sales Order Agent Aufträge automatisch?

Nein. Der Agent legt Angebote und Aufträge an, bucht aber keine Lieferung und keine Rechnung. Jede E-Mail an einen Kunden bestätigt vorher ein Mensch in Business Central.

Verändert der Agent Preise oder Konditionen?

Nein. Preise, Rabatte und Steuern berechnet Business Central nach den hinterlegten Regeln. Abweichungen sehen Sie im Beleg und können sie vor der Freigabe korrigieren.

Was passiert, wenn ein Absender unbekannt ist?

Der Agent hält an und bietet drei Wege an: einen neuen Kontakt anlegen, einmalig einen bestehenden Kontakt verwenden oder die E-Mail-Adresse eines bestehenden Kontakts dauerhaft ändern.

Kann der Agent Bestellungen aus PDF-Anhängen lesen?

Ja. Er verarbeitet PDF-, PNG- und JPG-Anhänge und führt deren Inhalt mit dem E-Mail-Text zusammen. Eine PDF darf bis zu 50 Seiten umfassen.

Ist der Sales Order Agent in Österreich und der Schweiz verfügbar?

Ja. Microsoft führt ihn für alle Länderversionen und unterstützt Deutsch für Österreich, Deutschland und die Schweiz sowie Italienisch und Französisch für die Schweiz.

Wie viel kostet der Agent im Monat?

Das hängt vom Volumen ab. Eine einfache Anfrage bis zum Angebot kostet laut Microsoft 14 Copilot Credits, mit Bestell-PDF 19. Für 100 Anfragen im Monat rechnet Microsoft mit rund 1.650 Credits.

Für welche Unternehmen lohnt sich der Start?

Für alle, bei denen Bestellungen per E-Mail in mittlerem bis hohem Volumen eingehen, besonders mit wiederkehrenden Artikeln und Stammkunden – und deren Kontakt- und Artikelstamm gepflegt ist.

Fazit: KI dort, wo täglich Zeit verloren geht

Der Sales Order Agent setzt nicht bei einem abstrakten Prozess an, sondern bei einer Tätigkeit, die in fast jedem Vertriebsinnendienst Stunden kostet: Bestellungen aus E-Mails abtippen. Er arbeitet in Business Central, mit echten Kunden-, Artikel- und Preisdaten, innerhalb der Berechtigungen, die Sie ihm geben – ohne Schatten-IT und ohne Daten außerhalb der eigenen Umgebung.

Was er nicht ist: ein Autopilot. Angebot zuerst, Freigabe vor jedem Versand, nachvollziehbare Eingaben – genau das macht ihn im Alltag brauchbar. Wer mit sauberen Stammdaten und einem klar abgegrenzten Postfach startet, sieht den Effekt schnell. Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre Daten und Abläufe dafür bereit sind, sprechen Sie mit uns.

Quellen

• Microsoft Learn: Übersicht über den Verkaufsauftragsagenten – https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/sales-order-agent (abgerufen am 06.10.2026)
• Microsoft Learn: Verkaufsangebote und -aufträge mit dem Verkaufsauftragsagenten verarbeiten – https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/sales-order-agent-process (abgerufen am 06.10.2026)
• Microsoft Learn: Verkaufsauftragsagent einrichten – https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/sales-order-agent-setup (abgerufen am 06.10.2026)
• Microsoft Learn: Verbrauchsabhängige Abrechnung für Copilot- und Agentfunktionen verwalten – https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/dev-itpro/administration/tenant-admin-center-manage-consumption-billing (abgerufen am 06.10.2026)
• Microsoft Learn: Verfügbarkeit von Copilot und Agenten nach Land/Region und Sprache – https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/copilot-agents-region-language-availability (abgerufen am 06.10.2026)
• Microsoft Learn: Release-Plan 2025 Wave 2, Capture more sales with enhanced Sales Order Agent – https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/release-plan/2025wave2/smb/dynamics365-business-central/capture-more-sales-enhanced-sales-order-agent (abgerufen am 06.10.2026)