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Wie stp.one zehn Systeme durch eine Wahrheit ersetzt.

Der Legal-Tech-Anbieter aus Karlsruhe hat mit NAVAX Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Sales eingeführt. Daraus ist eine Single Source of Truth für alle Abteilungen und zugekauften Unternehmen entstanden, mit automatischer Abrechnung wiederkehrender Verträge.

Logo von stp.one
Kunde
stp.one
Branche
Professional Services · Legal Tech
Lösung
ERP · CRM · Business Central · Dynamics 365 Sales
Themen
DatenqualitätWiederkehrende AbrechnungM&A-Integration
Das Projekt in 30 Sekunden
  1. Ausgangslage

    Historisch gewachsene Insellösungen, die nicht miteinander sprachen: Buchhaltung, Fakturierung und Controlling arbeiteten in eigenen Systemen, jedes zugekaufte Unternehmen brachte ein eigenes CRM mit. Einen Service-Auftrag pflegte das Team sechsmal, in sechs Systemen.

  2. Lösung

    Ein Zwei-Kern-System aus Business Central und Dynamics 365 Sales, angebunden an SharePoint. Die gemeinsam entwickelte NAVAX App Recurring Contracts rechnet die Mietlizenzen jeden Monat automatisch ab.

  3. Ergebnis

    Eine einheitliche Datenbasis mit denselben Bezeichnungen für alle Abteilungen und M&A-Unternehmen. Mehr als vier Stunden weniger Aufwand im Monat, gesunkene Lizenzkosten und Korrekturen mit zwei Klicks.

Das Projekt in Zahlen
4+ Std.
Zeitersparnis pro Monat durch weniger Datenpflege
40+
Systeme und Module, deren Daten konsolidiert wurden
4 Monate
Umsetzung bis zum ersten Go-live
140
Anwenderinnen und Anwender im CRM
Herausforderungen und Lösung

Von Insellösungen zur Single Source of Truth.

Drei Baustellen eines Unternehmens, das jedes Jahr organisch um 10 % wächst und dazu Unternehmen zukauft, und was stp.one heute anders macht.

  1. 01Systemlandschaft
    Vorher

    Bis zu 40 Lösungen, die nicht miteinander sprechen

    Jede Abteilung und jedes zugekaufte Unternehmen hatte eigene Systeme mit eigenen Bezeichnungen. Für eine einzige Buchung schauten die Kolleginnen und Kollegen in mehrere Programme, und die Lizenzkosten der vielen Systeme rechneten sich nicht mehr.

    Mit Business Central und Dynamics 365 Sales

    Zwei Kernsysteme statt rund zehn

    Business Central und Dynamics 365 Sales bilden den Kern, die übrigen Systeme hängen über Schnittstellen daran. Neue Unternehmen aus dem M&A werden in dieselbe Lösung geholt, statt ein weiteres System mitzubringen.

  2. 02Datenqualität
    Vorher

    Sechsmal pflegen, sechsmal abstimmen

    Spalten hießen in jedem System anders und wurden anders befüllt. Eine Korrektur verlangte Rücksprache mit mehreren Abteilungen, Fehlbuchungen mussten storniert und neu eingebucht werden.

    Mit Business Central und Dynamics 365 Sales

    Eine Datenbasis mit denselben Begriffen

    Alle sehen dieselbe Oberfläche und dieselben Informationen. Korrekturen macht eine Person selbst, mit zwei Klicks. Verträge und Dokumente liegen zentral in SharePoint, erreichbar aus ERP und CRM.

  3. 03Abrechnung
    Vorher

    Von Kauf auf Miete, ohne passendes Werkzeug

    Mit dem Wechsel von Kauf- auf Mietlizenzen wurde jeder Kunde zu einem wiederkehrenden Vertrag. Wo ein Kunde stand, vom Angebot über den Auftrag bis zur Abrechnung, war über die Systeme hinweg kaum zu verfolgen.

    Mit Business Central und Dynamics 365 Sales

    Wiederkehrende Verträge rechnen sich selbst ab

    Mit Recurring Contracts entstehen Verträge, Buchungen und Rechnungen automatisch, Preisanpassungen und Indexierungen gehen schnell. Der Lead-Prozess läuft in einem Fluss, und jeder Mandant lässt sich bis ins ERP verfolgen.

So lief das Projekt

Zwei Systeme, ein Projekt.

Mit NAVAX konnte stp.one ERP und CRM mit einem Partner gleichzeitig einführen. Der Geschäftsbetrieb lief während der Umsetzung ohne Einschränkung weiter.

  1. 2022

    Auswahl aus 20 ERP-Systemen

    Anfang 2022 begann die Suche nach einer Cloud-Lösung, die das Wachstum trägt. Erfahrungen mit Navision im Haus und Microsoft als zukunftssichere Plattform gaben den Ausschlag, im August fiel die Entscheidung für NAVAX.

  2. 1.1.2023

    Business Central live

    Im September 2022 startete das Projekt mit Business Central und Recurring Contracts. Nach vier Monaten Umsetzung ging das System zum Jahreswechsel live, ohne Ausfall im laufenden Betrieb.

  3. Nov. 2023

    CRM-Altsystem abgelöst

    Unter fester Frist und mit gewachsenem Umfang wurden alle Daten vollständig und korrekt zum Stichtag migriert. Danach gab es jede Woche eine Stunde für Fragen zum neuen System.

  4. Seit 2024

    M&A und Automatisierung

    stp.one integriert zugekaufte Unternehmen inzwischen selbst, das erste davon auf Englisch. Seit April 2024 wird weiter automatisiert, als Nächstes der gesamte Angebotsprozess.

Ein stark individualisiertes CRM mit 140 Anwenderinnen und Anwendern, Business Central mit Recurring Contracts als Kern.

Einblicke

stp.one im Bild.

Hauptsitz von stp.one in Karlsruhe, ein Bürogebäude mit Glasfassade in der Abenddämmerung
Zwei Personen in einem Besprechungsraum vor einem Bildschirm mit der Folie „One-Stop-Shop für Digitalisierung“
  1. 1Der Hauptsitz von stp.one in Karlsruhe.
  2. 2Gemeinsam mit stp.one hat NAVAX die App Recurring Contracts entwickelt.

„Mit Microsoft sind wir zukunftssicher aufgestellt und mit NAVAX haben wir einen langfristigen Partner auf unserer Seite. Das ist für uns ein sehr wichtiger Punkt, vor allem weil wir noch weiter wachsen wollen. Sie investieren in ihre Lösung und treiben sie voran. Das sieht man auch am Beispiel von Copilot. Dadurch werden die Systeme noch interessanter. Wir freuen uns schon auf die Zukunft: welche Möglichkeiten es mit KI noch geben wird. Wir schauen uns auch immer die Releases an. Die Entscheidung für Microsoft ist tiptop. Es ist eine langfristige Lösung für uns.“

Laurent RueffLaurent RueffDirector Controlling & Internal Systems, stp.one
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Eine Single Source of Truth entsteht nicht durch ein weiteres System, sondern durch weniger Stellen, an denen dieselbe Information gepflegt wird. Vier Punkte, an denen Sie Ihren Stand prüfen können.

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Der Kunde

Über stp.one.

Die stp.one Gruppe mit Hauptsitz in Karlsruhe ist ein führender Anbieter von Legal-Tech-Komplettlösungen, welche die Digitalisierung von Rechtsanwälten, Insolvenzverwaltern, Notaren und Rechtsabteilungen vorantreibt.

Das Unternehmen bietet eine vollständig integrierte Legal-Tech-Plattform, die Workflow-Automatisierung, KI-basiertes Dokumentenmanagement, ERP-Software, Daten-Management sowie spezialisierte, softwaregestützte Outsourcing-Dienstleistungen umfasst. Die Lösungen von stp.one sind tief in die Rechtsberatung, Insolvenz- und wirtschaftsrechtlichen Ökosysteme eingebettet.

stp.one(öffnet in neuem Fenster)
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10
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Karlsruhe
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Ihre Systeme sollen dieselbe Sprache sprechen?

Wir sehen uns an, wie viele Systeme bei Ihnen heute dieselben Daten führen, und zeigen, wie Business Central und Dynamics 365 Sales daraus eine gemeinsame Basis machen, auch für Unternehmen, die noch dazukommen.