So legen Sie in der Vorbereitungsphase den Grundstein fĂŒr den Erfolg Ihres Projekts
In den heutigen MĂ€rkten gibt es nicht viele Unternehmen, die sich ein Scheitern ihrer nĂ€chsten ERP/CRM-Implementierung oder Initiative zur digitalen Transformation leisten können. Leider hĂ€lt sich hartnĂ€ckig das MissverstĂ€ndnis, dass die Vorbereitung fĂŒr diesen Projekterfolg erst dann beginnt, wenn ein System gezeigt wird und man mit Lieferanten verbunden ist. Aber ist Ihnen bewusst, dass die wichtigsten Entscheidungen, die ĂŒber Erfolg oder Misserfolg entscheiden, bereits zu Beginn der Vorbereitungsphase getroffen werden? Wo legen Sie also den Grundstein fĂŒr den Erfolg Ihres nĂ€chsten Projekts?
In den letzten 5 bis 10 Jahren haben sich die Faktoren fĂŒr Erfolg oder Misserfolg von Projekten, bei denen Software eingefĂŒhrt wird, stark verĂ€ndert. Im Laufe der Zeit haben sich diese Faktoren von rein technischen Aspekten (Stichworte: SystemausfĂ€lle und Leistung) hin zu organisatorischen Aspekten verschoben, einschlieĂlich der Bereitschaft und FĂ€higkeit, GeschĂ€ftsprozesse, Denkweise und Unternehmenskultur zu Ă€ndern. Aufgrund dieser Verschiebung ist es sinnvoll, ganz anders an die Vorbereitungsphase heranzugehen.
Vorbereitung ist das A und O
Eine solide Vorbereitung fĂŒr ein Organisationsprojekt beginnt viel frĂŒher als bei den traditionellen, eher technologiegetriebenen Projekten. Und es ist aufgrund der Art der heutigen Projekte dringend erforderlich, verschiedene Rollen in ein Projekt einzubeziehen, wenn Erfolg die einzige realistische Option ist. Im Idealfall werden die wesentlichen Grundlagen und Voraussetzungen fĂŒr ein Projekt bereits vor der Kontaktaufnahme mit Anbietern bestimmt.
Wichtige Fragen in der Vorbereitungsphase
Bereits in der Vorbereitungsphase ist es wichtig, folgende Fragen beantworten zu können:
- Welche strategischen Ziele wollen wir mit dieser Initiative erreichen?
- Wie können wir diese Ziele in einem attraktiven Format definieren, so dass jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter sie verstehen kann?
- Wie können wir uns die aktive Beteiligung des gesamten Managementteams sichern?
- Wer ist der aktive und kompetente Sponsor auf Vorstandsebene, der sowohl fĂŒr den Erfolg als auch fĂŒr einen (hoffentlich nicht eintretenden) Misserfolg verantwortlich sein wird?
- Wird dieses Projekt das einzige Projekt sein, auf das ein 100-prozentiger Fokus gerichtet wird oder werden mehrere Projekte gleichzeitig laufen?
- Passen wir die neue Software an unsere Arbeitsweise an oder sind wir offen, unsere GeschÀftsprozesse in Richtung der bewÀhrten Praktiken der Software zu verÀndern?
- Entscheiden wir uns fĂŒr einen âBig-Bangâ-Ansatz oder ist eine Reihe von âBaby-Schrittenâ ein besserer Ansatz?
- Worin bestehen die gröĂten Risiken des Scheiterns und wie können wir sie einschrĂ€nken oder sogar völlig ausschalten?
- Wie können wir unsere Teams motivieren, ihre besten Ideen mit dem Projektteam zu teilen?
- Wie können wir die Kommunikation so nutzen, dass wir das gesamte Unternehmen frĂŒhzeitig einbeziehen?
Es ist natĂŒrlich von entscheidender Bedeutung, die Antworten auf diese Fragen mit der gesamten Organisation zu teilen. Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Sie Ihre potenziellen Anbieter und Implementierungspartner viel besser darĂŒber informieren können, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen.
Vorbereitung ist immer neunzig Prozent des endgĂŒltigen Resultats. Es besteht also eine gute Chance, dass mit diesem neuen Ansatz bessere Projektergebnisse erzielt werden.
Unser Fazit
Die Vorbereitung auf eine ERP/CRM-Implementierung oder digitale Transformation ist entscheidend fĂŒr den Erfolg des Projekts. Bereits in der Vorbereitungsphase sollten Unternehmen wichtige strategische und organisatorische Fragen beantworten, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewĂ€hrleisten.
KlĂ€ren Sie in der Vorbereitungsphase bereits die wichtigsten Fragen ab, um fĂŒr Ihr Projekt besser gerĂŒstet zu sein.
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