In wenigen Schritten zum perfekten Event-Management
Sie wollen eigene Events organisieren, erfolgreich durchführen und dann auch noch sinnvoll nachbereiten? Das geht nicht ohne teuren Eventmanager? Falsch gedacht!
Event-Management mit dem CRM
CRM steht für Customer Relationship Management, das ist vermutlich bereits bekannt. Die Funktionalitäten gehen aber weit über den Nutzen für den einzelnen Vertriebsmitarbeiter hinaus. So lange Ihr Unternehmen in irgendeiner Weise mit Personen oder Firmen in Kontakt steht, sind die Chancen für den Bedarf an einem CRM sehr hoch. Vor allem im Bereich des Event-Managements eröffnen sich hier für viele User ungeahnte Möglichkeiten.
Ein Event zu organisieren bedeutet immer eine lange To Do-Liste – die Vorbereitung, die Durchführung und die sinnvolle Nachbereitung. Viele Unternehmen beschäftigen hierfür Eventmanager, um interne Ressourcen zu sparen oder aus Sorge, dass das Know-How intern fehlt. Hier kann das CRM helfen und in jeder Phase Ihres Events die Arbeit erleichtern. Glauben Sie nicht? Dann legen wir los…
Von der Vorbereitung & Planung zur erfolgreichen Durchführung
Mit einem CRM können Sie einen Standard-Prozess für Ihre Eventplanungerstellen. Damit vergessen Sie keinen wichtigen Schritt mehr, von der Buchung der Location bis zum Ticketversand für Ihre Besucher – ganz individuell nach Ihren Bedürfnissen. Und einmal erfolgreich aufgesetzt, müssen Sie auch nicht mehr bei jedem neuen Event wieder von 0 beginnen.
Dann geht es daran potenzielle Teilnehmer aus Ihren Kontakten auszuwählen und zu segmentieren. Die Einladungen können in weiterer Folge personalisiert per E-Mail direkt an den gewünschten Kundenkreis geschickt werden. Die Einladung im Design Ihres Unternehmens erstellen Sie selbst mit ein paar Klicks direkt in der Software. Mit dem CRM können Sie auch ein Anmeldeformular auf Ihrer Website einbinden, mit dem Sie alle benötigten Informationen abfragen. Oder Sie erstellen eine eigene Landing Page für das Event, deren Link Sie beispielsweise auch über Ihre sozialen Netzwerke teilen können. Und das alles ohne Programmieraufwand!
Was passiert, wenn dann jemand das Formular ausfüllt, der nicht direkt von Ihnen eingeladen wurde? Auch diese Anmeldung können Sie direkt nachverfolgen und der neue Interessent wird gleich als Kontakt in Ihrem CRM-System hinterlegt.
Im Zuge des Einladungsprozesses können Sie natürlich jederzeit sehen wie viele Personen sich bereits angemeldet haben. Die anderen eingeladenen Kontakte, die noch nicht reagiert haben, erinnern Sie nach einer gewünschten Zeitspanne einfach mit wenigen Klicks noch einmal per E-Mail oder rufen Sie persönlich an. Kurz vor dem Event schicken Sie noch einmal ein personalisiertes E-Mail mit den wichtigsten Infos zur Veranstaltung und runden die Customer Experience damit perfekt ab.
Sollte es sich um ein kostenpflichtes Event handeln, können Sie auch die Verrechnung direkt über Ihre CRM-Lösung abwickeln und QR-Codes bzw. Anmeldebestätigungen an die angemeldeten Teilnehmer schicken.
Der Tag ist da…
Der Tag ist gekommen – Ihr Event findet statt. Mit dem Check-In vor Ort und einer vorab aus dem CRM exportierten Liste der Anmeldungen, direkt im System auf Ihrem Endgerät oder dem Scan der vom CRM-System vergebenen QR-Codes auf den Tickets, erfassen Sie jeden Teilnehmer rasch und unkompliziert. Und das ganz ohne eigenes Gerät, einfach mit Ihrem Handy und der passenden App.
Was passiert danach?
Das Event hat stattgefunden, internes Feedback haben Sie bereits aufgenommen und vermerkt. Durch Ihr CRM-System und den Check-In vor Ort wissen Sie genau wer von den angemeldeten Teilnehmern auch wirklich da war. Diese Personen können Sie nun einfach selektieren und mit einem Danke-E-Mail, einem Angebot oder einer weiteren Nachricht per E-Mail kontaktieren.
Zudem ist es auch möglich in diese Nachricht ein Umfrageformular, schnell und einfach im CRM erstellt, beizufügen, um direkt externes Feedback über Ihr Event einzuholen. Damit haben Sie die Möglichkeit für umfassendes Reporting und eine qualitative Nachbereitung Ihrer Veranstaltungen.
Und was hat der Besuch eines Events gebracht?
Als Netzwerker sind Sie neben Ihrer Tätigkeit als Veranstalter von Events vermutlich auch auf vielen Veranstaltungen zu Gast. Im Nachhinein stellt sich dann oft die Frage, ob man die vorab gesteckten Ziele auch erreichen konnte. Mit einem CRM-System ist genau das einfach zu überprüfen und zu analysieren. Mit wenigen Klicks können Sie beispielsweise feststellen wie viele Kontakte sie auf einer Veranstaltung geknüpft haben und in weiterer Folge wie viele Interessenten sich daraus auch wirklich ergeben haben.
Unser Fazit
Einmal erstellte und durchdachte Prozesse für verschiedene Eventtypen können immer wieder genutzt werden, wodurch Sie administrative Kosten sparen und mehr Zeit für die inhaltliche Gestaltung gewinnen. Auch als Event-Besucher hilft Ihnen ein CRM-System, d
Veranstaltungen haben oft wiederkehrende Elemente und die Organisation ist immer wieder ähnlich. Trotzdem „verschwendet“ man jedes Mal sehr viel Zeit mit administrativen Prozessen statt sich auf die Gestaltung der spannenden Inhalte zu konzentrieren. Mit einem CRM-System ändern Sie dies.
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