NAV Upgrade auf Business Central

Von Anfang an stets mit dem Ziel vor Augen

In der Projektvorbereitungsphase dient die Sales und Presales Phase, inklusive der Pre-Workshops, der Ist Prozess-Darstellung. Das Kickoff sowie der Workshop dienen der Soll Prozess-Darstellung.

Bevor man sich in die Arbeit stürzt, will das weitere Vorgehen wohl geplant sein. Mit der Definition bzw. Nominierung des Projektteams ist der Grundstein gelegt. Mit dieser Gruppe müssen die Ziele des Unterfangens festgelegt werden. Wichtig dabei ist, auch gleich die Nicht-Ziele zu definieren, damit bei keinem Projektmitglied unerfüllbare Hoffnungen geschürt werden.

Folgendes will in diesem Kontext in Augenschein genommen werden:

• Welche Funktionen fehlen in meiner Lösung, die das tagtägliche Arbeiten massiv erleichtern würden? Damit auch einhergehend: Was ist im neuen Standard bereits enthalten, dass ich für mich nutzen kann?
• Welche Funktionen sind aktuell sehr gut umgesetzt und müssen unbedingt erhalten bleiben?
• Welche Erweiterungen können gegebenenfalls nach Abschluss des Upgrades erst umgesetzt werden, um die Arbeitslast im Upgradeprozess so gering wie möglich zu halten?
• Wie viele Benutzer arbeiten in Zukunft mit dem System? Denn die Lizenz von Concurrent User wird auf Named User umgestellt (hier ist die anzuwendende Formel 1 Concurrent User wird zu 3 Named Usern)
• Wie steht das Unternehmen dem Thema Cloud und monatlicher Aktualisierung der Software gegenüber?

Hierfür sollte man ausreichend Zeit verwenden, denn erst ein klar formulierter Plan bildet die perfekte Basis für eine makellose Projektumsetzung.

Die Projektplanung wird gemeinsam bzw. vom NAVAX Projektmanager sowie Kunden-Projektleiter erstellt als auch konsequent verfolgt. Darüber hinaus überwacht das Projektmanagement stets das Budget sowie den Projektfortschritt. Hierbei unterstützen wir mit Projektmanagementtools. Diese gestalten die Projekt-Zusammenarbeit effizienter und monitoren die Einhaltung des Zeitplans als auch des Budgets.

Eine durchdachte Entscheidung als optimale Grundlage

Gerade zu Beginn der Umsetzung werden für das Unternehmen durchaus richtungsweisende und länger bindende Entscheidungen getroffen. Damit diese wohl überlegt passieren, hier noch ein paar Informationen, die dies unterstützen.

Beim Betrieb und Redesign von BC/NAV gilt es folgendes zu berücksichtigen:

• SaaS (Software as a Service) – „Das rundum Sorglospaket“

Hierbei liegt der Betrieb der Hardware als auch der Betrieb der Software bei Microsoft. Somit sind Sie nurmehr für die korrekte Benutzung von BC verantwortlich. Wir stehen ihnen dabei beratend und unterstützend zur Seite.

• Azure (IaaS – Infrastructure as a Service) – „Die intelligente Hardware- und Datenplattform“

Sie benötigen neue Hardware – dann würde sich diese Variante als weitere Option zu SaaS anbieten. Mit der Skalierbarkeit der Hardware sind Sie für die Zukunft bestens gerüstet.

BC bietet eine Fülle von neuen Funktionen und Modulen, die Sie ohne Mehrkosten nutzen können:

• Zurück zu den Wurzeln – zurück zum Standard – jetzt kann der Schritt zu einer Verschlankung der Lösung gesetzt werden.
• Über die Jahre haben sich viele Daten angesammelt und es ist bereits höchste Zeit für die Einführung einer BI Lösung (Business Intelligence Lösung). Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt dies umzusetzen. Nutzen Sie diese Chance und holen Sie mehr aus ihren Daten mit übersichtlichen Analysen und Dashboards, die jederzeit abrufbar sind.
• Wenn Sie bereits Office 365 bzw. Microsoft 365 im Einsatz haben, ist die hundertprozentige Integration in BC bereits im wahrsten Sinne des Wortes vorprogrammiert. Neben der fertigen Outlookintegration, ist auch der Excel Export als auch Import Ihrer Daten aus BC problemlos jederzeit möglich. So können z.B. Änderungen in Excel durchgeführt und automatisch in BC importiert werden. Auch Belege, Aufträge, Angebote, div. Dokumente als auch Bilder können automatisch als Mail aus dem BC raus versendet werden.

Durch die automatische Integrierbarkeit der einzelnen Module aus dem Office Paket sind verschiedene Kombinationsmöglichkeiten im Zusammenspiel mit BC möglich. Wir beraten Sie diesbezüglich gerne.

Gemeinsame Workshops als Basis für einen klar strukturierten Umsetzungs-Fahrplan

Sind alle oben genannten Überlegungen erfolgt, kann mit dem ersten Umsetzungsschritt begonnen werden.

Auf Ihrer Seite als auch auf unserer Seite wird ein Projektteam definiert. Dessen Aufgabe ist es, die Anforderungen nun in Form zu bringen. Nämlich in jene Form, die dem neuen BC entspricht und für Sie den optimalen Mehrwert bringt. Dies erfolgt in gemeinsamen Workshops, in deren Rahmen die Umsetzungsdetails genau definiert werden und Sie ein erstes Bild vom Ergebnis erhalten.

Dieser Schritt ist wichtig, um bereits im Vorfeld zu definieren, mit welchem Ausmaß zu rechnen ist, denn das System muss schließlich für viele Jahre seinen Zweck erfüllen!

Mit einem klaren Fahrplan in eine erfolgreiche Umsetzungsphase starten

Nachdem in den Workshops ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen hergestellt und dies auch schriftlich festgehalten wurde, kann mit der Umsetzung begonnen werden.

Dies ist die Phase, in der Ihrerseits zumeist lediglich Zeit für Rückfragen zu reservieren ist. Somit ist dies für Sie ein eher ruhigerer Abschnitt und Sie können die Ergebnisse der gewissenhaft geführten Vorbereitung genießen.

Auf Basis einer Datensicherung wird das neue System in die gewünschte und abgestimmte Form gebracht. Hauptziel dieser Phase ist es, ein Testsystem zur Verfügung zu stellen, das zum Ende des Projekts hin dann auch zum Echtstart zur Verfügung steht.

Dies ist ein nur kurz beschriebener, jedoch sehr wesentlicher Schritt. Hier kommt es auf die Auswahl des richtigen Partners für die Umsetzung an. Denn nur wer auf den richtigen Partner setzt, der auch den Kundenbedarf versteht, wird das Upgrade-Projekt zu einem vollen Erfolg führen.

Volle Konzentration auf den Testbetrieb

Uns ist es besonders wichtig, dass wir unseren Kunden ein System zur Verfügung stellen, mit dem bereits in der Testphase der Echtbetrieb simuliert werden kann. Somit ist der Teil des Testens der zweitwichtigste nach der Planung.

Um die Keyuser auch zu befähigen diese Tests durchzuführen, werden zu Beginn Schulungen durchgeführt. Ziel ist es in dieser Phase bereits den Echtbetrieb so nachzustellen, dass es dann im Produktiveinsatz zu keinen Überraschungen kommt.

Somit ist es wichtig, auch hier einen umfassenden Testplan aufzustellen. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung dieses Plans. Außerdem liefern wir, aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung, bereits ein Framework an Testszenarien, die dann für das konkrete Projekt meist nur mehr adaptiert werden müssen.

Das ist unser Weg, das „digitale Wunder“ Microsoft BC so zu erziehen, dass es für den Anwender bestmöglich eingesetzt werden kann.

Nicht zu vergessen: das Projektmarketing

Begleitend zum gesamten Projekt ist es überaus wichtig, auch intern bereits das Projekt und die Ergebnisse gut zu positionieren.

Alle Benutzer, die in Zukunft damit arbeiten sollen, müssen laufend informiert werden. Denn erst wenn Verständnis als auch Akzeptanz herrscht, kann auch Unterstützung erwartet werden. Je breiter die Unterstützung ist, desto einfacher und reibungsloser wird auch die Einführung der Software für die Projektverantwortlichen.

Unser Tipp: Geben Sie dem Projekt einen wohlklingenden Namen. Denn kaum ist ein Name gefunden, wird sogleich wohlwollend und engagiert über das Vorhaben gesprochen.

Ein weiterer wichtiger Schritt: die Abnahme des Systems für den Echtbetrieb

Sind alle Benutzer geschult und die Tests erfolgreich abgeschlossen, erfolgt die Abnahme der gelieferten BC Lösung.

Das ist zugleich Startschuss sowie Voraussetzung für den Echtbetrieb. Dieser kann entweder sehr kurz darauf folgen oder auch erst einige Wochen oder Monate später. Hierzu sollte jedoch stets ein Zeitpunkt gewählt werden, an dem die Anwender Zeit haben, sich an das neue Arbeitsumfeld zu gewöhnen. Es sollte nicht die Zeit sein, in der das Arbeitsaufkommen durch Jahresabschlüsse, saisonal bedingte Mehraufwände oder Ähnliches ohnedies schon hektisch genug ist.

Im Hinblick auf die Enduserschulungen sollte darauf geachtet werden, dass diese zeitnahe zum Echtbetrieb erfolgen.