Microsoft Copilot - Nie wieder schlechte Teams Meetings dank KI
Ihr ganzer Arbeitstag ist voll mit Terminen und internen Abstimmungen. Sie springen von einer Besprechung zur nĂ€chsten und beschĂ€ftigen sich dabei mit mehreren Agenden. Am Ende des Tages haben Sie zahlreiche langwierige Diskussionen gefĂŒhrt, jedoch nur wenige Entscheidungen getroffen und eine Vielzahl an Nachbesprechungen und Follow-ups vereinbart. Ein Tag voller Meetings und fĂŒr die ĂŒbrigen To-doâs bleibt keine Zeit. Und morgen geht es weiter â oder etwa doch nicht?
Wir zeigen Ihnen wie es anders geht: mit Microsoft Copilot. Die bahnbrechende ErgĂ€nzung fĂŒr Microsoft Teams revolutioniert die Art und Weise wie wir Besprechungen fĂŒhren.
Strukturierte Meetings und verbesserte Zusammenarbeit
Durch den Einsatz fortschrittlicher KI-Technologien zielt Copilot darauf ab, Meetings strukturierter, fokussierter und ergebnisorientierter zu gestalten. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, welche Funktionen dazu beitragen.
Fragen wir den Microsoft Copilot selbst, gibt die KI fĂŒnf klare Vorteile fĂŒr die Verwendung in Microsoft Teams an: Effizientere Meetings, verbesserte Zusammenarbeit, erleichterte Kommunikation, Zeitersparnis und verbesserte Dokumentation.
Aber was bedeutet das genau? Das sehen wir uns jetzt an.
1. Effizientere Meetings
Mit Microsoft Copilot wird die Organisation von Meetings so einfach wie noch nie. Copilot erstellt fĂŒr Sie automatisch Zusammenfassungen von Besprechungen, identifiziert Aktionselemente und hebt wichtige Diskussionsthemen hervor. Dadurch wird nicht nur die Nachverfolgung von Besprechungsinhalten erleichtert, sondern Sie können BeschlĂŒsse und Entscheidungen schneller umsetzen.
Microsoft Copilot unterstĂŒtzt Sie auch in der Erstellung einer strukturierten Agenda. Dazu werden vergangene Besprechungen und deren Protokolle analysiert, um Themen zu identifizieren, die in Ă€hnlichen Meetings behandelt wurden. DarĂŒber hinaus kann Copilot Inputs von Teammitgliedern sammeln, indem z.B. Chatnachrichten, Kommentare in Dokumenten oder E-Mails durchsucht werden. Hierzu zĂ€hlt auch die Analyse von Dokumenten und Dateien, die in Verbindung mit dem Meeting stehen (z.B. PrĂ€sentation, Berichte). Mithilfe von fortschrittlichen KI-Algorithmen verarbeitet Copilot die gesammelten Informationen und erstellt eine strukturierte Agenda. Wichtige Themen werden dabei priorisiert und auch an Ihre PrĂ€ferenz angepasst. So kann die Agenda individualisiert werden, um den BedĂŒrfnissen Ihres Teams gerecht zu werden â stets mit dem Fokus die Effizienz und ProduktivitĂ€t zu fördern.
2. Verbesserte Zusammenarbeit
Die Integration von Copilot in Teams ermöglicht Ihnen eine nahtlose Zusammenarbeit mit dem restlichen Team. Sie können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Ideen austauschen und Feedback geben. Copilot unterstĂŒtzt Sie bei der Erstellung von PrĂ€sentationen oder Dokumenten und macht Ihnen VorschlĂ€ge fĂŒr Verbesserungen. Dadurch wird nicht nur die Teamarbeit effizienter gestaltet, sondern auch die QualitĂ€t Ihrer Dokumente erheblich verbessert.
3. Erleichterte Kommunikation
Copilot verbessert die Kommunikation in Ihrem Team, indem es automatisch Zusammenfassungen von Nachrichten oder Diskussionen erstellt und VorschlĂ€ge fĂŒr Antworten oder Folgeaktionen macht. Dadurch werden MissverstĂ€ndnisse reduziert und die Kommunikationseffizienz gesteigert.
4. Zeitersparnis
Dank der automatisierten UnterstĂŒtzung von Copilot kann Ihr Team wertvolle Zeit sparen. Denn Copilot vereinfacht wiederkehrende Aufgaben und Prozesse. So kann der KI-Assistent beispielsweise
- die Erstellung von Besprechungsprotokollen ĂŒbernehmen,
- bei der Erstellung von Meeting-Agenden helfen,
- Antworten oder Aktionen wÀhrend einer Diskussion vorschlagen,
- automatisch Besprechungsnotizen erstellen und wichtige Informationen hervorheben und
- durch die nahtlose Integration in andere Microsoft-Tools, auch E-Mails verfassen oder auf Informationen aus Dokumenten zugreifen.
Sie und Ihr Team können sich dadurch auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren und profitieren von vereinfachten Prozessen.
5. Verbesserte Dokumentation
Copilot trÀgt zur verbesserten Dokumentation bei, indem es automatisch Notizen erstellt und wichtige Punkte wÀhrend eines Meetings hervorhebt. Dadurch können Sie Diskussionen leichter nachverfolgen und Entscheidungen schneller treffen.
Wie sieht der Einsatz von Microsoft Copilot in der Praxis aus?
Welchen Einfluss Microsoft Copilot auf die Arbeitsweise in der Praxis hat, zeigen wir Ihnen anhand von zwei Beispielen. Vor jedem Beispiel sehen Sie auch den Prompt (=Anfrage), den Sie Copilot stellen, damit die KI Sie in Ihrem Vorhaben unterstĂŒtzen kann. Diese Anfrage sollte möglichst detailliert und klar formuliert ein.
Organisation und DurchfĂŒhrung eines Meetings
âBitte erstelle eine Agenda fĂŒr das nĂ€chste Marketing-Teammeeting zum Thema âKampagnenplanungâ fĂŒr das 3. Quartal. Konzentriere dich auf die Dokumente und Nachrichten im Chat âTeammeetingâ der letzten 4 Wochen und den E-Mails zum Thema âTeammeeting Q3â. Bitte verwende eine strukturierte Gliederung, damit ich die wichtigsten Punkte schnell erfassen kann.â
Vor Meetingstart unterstĂŒtzt Microsoft Copilot Sie dabei eine strukturierte Agenda, basierend auf frĂŒheren Meetings und relevanten Themen, zu erstellen. Dabei werden Dokumente miteinbezogen, die im Vorhinein im Team ĂŒber Chats und E-Mails geteilt wurden. Da Copilot Sie schon bei ein paar Meetings begleitet hat, erkennt die KI automatisch Ihre PrĂ€ferenzen fĂŒr verschiedene Themen und passt die Agenda so an, dass Sie sich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren, aber keine Inhalte vergessen.
WĂ€hrend der Besprechung wird automatisch eine Zusammenfassung erstellt, sodass Sie sich voll und ganz auf die Diskussionspunkte konzentrieren können. Die Zusammenfassung beinhaltet die besprochenen Themen samt Aufgabenverteilung, damit jedes Teammitglied weiĂ, welche nĂ€chsten Schritte gesetzt werden und wer dafĂŒr verantwortlich ist. Dadurch werden auch gleich wichtige Punkte fĂŒr die Nachverfolgung hervorgehoben und das Treffen von Entscheidungen erleichtert.
Stellen Teammitglieder Fragen oder sprechen bestimmte Themen an, kann Copilot automatisch Antworten vorschlagen und so den GesprÀchsfluss aufrechterhalten. Dies hat unter anderem den Vorteil, dass MissverstÀndnisse reduziert werden, da die Teammitglieder sowohl die Zusammenfassung als auch die vorgeschlagenen Antworten sehen. Dadurch wird eine klarere und prÀzisere Kommunikation innerhalb des Teams gefördert.
Microsoft Copilot ermöglicht somit effiziente Meetings, die die Zusammenarbeit begĂŒnstigen, Zeit sparen, die QualitĂ€t der Besprechungen verbessern und die ProduktivitĂ€t Ihres Teams steigern.
VerspÀtete Teilnahme an einer Besprechung
Sie steigen ins Teams Meeting ein und öffnen Copilot ĂŒber eine SchaltflĂ€che direkt in der Besprechung. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten, um an die gewĂŒnschten Informationen zu gelangen.
- Sie wÀhlen die vordefinierten Prompts, die Ihnen im Chat angezeigt werden, nacheinander aus oder
- Sie stellen folgende Anfrage in den Chat:
âBitte fasse die Besprechung bis jetzt zusammen, liste die Hauptthemen auf, die bisher besprochen wurden und gib mir eine Auflistung von Aktionen, die mir zugewiesen wurden.â
In diesem Fall erstellt Microsoft Copilot automatisch eine Zusammenfassung der Besprechung, einschlieĂlich wichtiger Diskussionsthemen, Entscheidungen und Aufgabenzuteilungen. Dadurch können Sie schnell ĂŒber die wichtigsten Inhalte informiert werden, die in Ihrer Abwesenheit besprochen wurden und aktiv am weiteren Verlauf der Besprechung teilnehmen, ohne dass Ihre Kollegen:innen Zeit aufbringen mĂŒssen, um Sie darĂŒber zu informieren. ZusĂ€tzlich wissen Sie konkret, welche nĂ€chsten Schritte erforderlich sind.
Die automatisch generierten Zusammenfassungen und hervorgehobenen Themen durch Copilot erleichtern die Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern und ermöglichen eine effiziente Teilnahme am Besprechungsgeschehen, auch wenn jemand zu spÀt kommt oder sogar nicht an einem Meeting teilnehmen kann.
Unser Fazit
Die Verwendung von Microsoft Copilot in Microsoft Teams bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die effiziente Organisation von Besprechungen, automatisierte UnterstĂŒtzung bei der Erstellung von Agenden und die verbesserte Dokumentation von Diskussionen trĂ€gt Copilot dazu bei, Ihre Arbeitsbelastung zu verringern und die ProduktivitĂ€t zu steigern. DarĂŒber hinaus fördert Copilot die Zusammenarbeit im Team, indem es die Kommunikation erleichtert und die Effizienz von Meetings verbessert.
Letztendlich ermöglicht Copilot Ihnen, Ihre Zeit und Ressourcen effektiver zu nutzen, was zu einer gesteigerten Effizienz und einem erfolgreichen Arbeitsablauf fĂŒhrt. So haben Sie neben Ihren Besprechungen auch wieder Zeit fĂŒr andere Aufgaben.
Die Verwendung von Microsoft Copilot in Microsoft Teams bietet zahlreiche Vorteile und hat das Potenzial, die ProduktivitÀt und Effizienz von Teams zu steigern.
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