Digitalisierung der Rechnung: Herausforderungen und Chancen

E-Rechnungspflicht 2025: Das müssen Unternehmen wissen

Diese Regelung betrifft aber nicht nur deutsche Unternehmen, sondern hat auch indirekte Auswirkungen auf viele österreichische Firmen, die Geschäftsbeziehungen zu deutschen Kunden und Partnern unterhalten. Denn eine rechtliche Verpflichtung zur E-Rechnung besteht, sobald eine „feste Niederlassung“ in Deutschland – beispielsweise eine Betriebsstätte oder ein Konsignationslager – vorhanden ist. Darüber hinaus ist von Auswirkungen ohne rechtliche Verpflichtung auszugehen. Viele deutsche Rechnungsempfänger wollen in der Regel nicht mehrere Rechnungseingangsprozesse und werden daher alle Geschäftspartner „bitten“, ebenfalls strukturierte elektronische Rechnungen zu übermitteln.

Das bedeutet: Auch wenn die E-Rechnungspflicht aktuell nur in Deutschland gilt, müssen Unternehmen in Österreich jetzt handeln, um zukunftssicher zu sein.

Um mehr über die E-Rechnungspflicht und deren Auswirkungen zu erfahren, haben wir ein Interview mit Klaus Schaffer, Senior Consultant EDI Service Partners, und Wolfgang Traunfellner, Director Sales & Marketing NAVAX, geführt. Im Gespräch teilen sie ihre Perspektiven zur Zukunft der E-Rechnung und wie Unternehmen sich auf die Änderungen vorbereiten können:

Interviewer: Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist ein großes Thema in der Geschäftswelt. Klaus, kannst du uns einen kurzen Überblick geben?

Klaus Schaffer: Gerne. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies bedeutet eine Abkehr von traditionellen Papier- und PDF-Rechnungen hin zu elektronischen Formaten wie XRechnung, EDI und ZUGFeRD, die maschinenlesbar und automatisiert verarbeitet werden können. Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich soll einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen darstellen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten, die E-Rechnungen bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr gemacht haben.

Interviewer: Das klingt nach einer großen Umstellung für viele Unternehmen. Wolfgang, wie bereitet sich NAVAX auf diese Veränderung vor, und wie können eure Kunden davon profitieren?

Wolfgang Traunfellner: Bei NAVAX sehen wir die E-Rechnungspflicht als eine Chance für unsere Kunden, ihre Geschäftsprozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Die elektronische Archivierung von Belegen spart Platz und reduziert die Kosten für die physische Lagerung. E-Rechnungen können direkt in die Buchhaltungssysteme importiert und verarbeitet werden. Das reduziert die manuelle Arbeit des Buchhalters. Durch die schnellere Verarbeitung von Rechnungen wird auch eine schnellere Zahlung ermöglicht. Das wirkt sich positiv auf den Cashflow aus. Die automatisierte Verarbeitung minimiert die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Eingabe. 

Interviewer: Klaus, wie siehst du die langfristigen Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen, die frühzeitig umstellen? 

Klaus Schaffer: Die Vorteile sind enorm. Zum einen führt die Umstellung auf E-Rechnungen zu einer Reduzierung manueller Eingriffe, was Fehler minimiert, und die Effizienz steigert. Zum anderen wird der gesamte Rechnungsprozess beschleunigt, wodurch sich auch die Liquiditätsplanung verbessert. Unternehmen, die sich frühzeitig umstellen, können nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern ihre Prozesse effizienter gestalten und so langfristig Kosten sparen. Ich denke, viele Unternehmen erkennen noch nicht, dass diese Pflicht nicht nur Deutschland betrifft, sondern in den nächsten Jahren aufgrund einer EU-Richtlinie EU-weit umgesetzt werden muss. Durch unsere Standorte in Deutschland und Österreich sehen wir, wie eng die Märkte miteinander verbunden sind, und dass auch österreichische Unternehmen, die mit deutschen Partnern arbeiten, betroffen sind.

Interviewer: Wolfgang, wie siehst du die Zukunft der Rechnungsstellung nach 2025? 

Wolfgang Traunfellner: Nach 2025 wird die Digitalisierung in der Rechnungsstellung sicherlich weiter voranschreiten. Die E-Rechnung ist nur der Anfang. Österreich hat aktuell zwar keine verpflichtende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, aber durch die Zusammenarbeit mit deutschen Partnern sind eben auch österreichische Unternehmen indirekt betroffen. Und es ist nur eine Frage der Zeit, bis auch hier ähnliche Regelungen für den B2B-Bereich eingeführt werden. Wir bereiten unsere Kunden darauf vor, zukünftige Herausforderungen proaktiv zu bewältigen, anstatt reaktiv zu handeln. Das ist der Mehrwert, den unsere gemeinsame Expertise bietet.

Interviewer: Das klingt nach einer spannenden Zukunft. Zum Abschluss, welche Empfehlungen habt ihr beide für Unternehmen, die sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten? 

Klaus Schaffer: Meine Empfehlung ist es, jetzt zu handeln. Die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht nur eine regulatorische Pflicht, sondern auch eine Chance zur Modernisierung. Unternehmen sollten jetzt ihre Systeme und Prozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Ich würde das Thema daher nicht nur auf die E-Rechnung beschränken, sondern auch weitere Prozesse, wie z.B. Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine miteinbeziehen. Es ist wichtig, die richtigen Partner an der Seite zu haben, die nicht nur die Technologie liefern, sondern auch das nötige Know-How zur erfolgreichen Implementierung und Einhaltung der Vorschriften.

Wolfgang Traunfellner: Dem kann ich nur zustimmen. Es geht nicht nur darum, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch darum, das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen. Fehlerhafte Rechnungen bergen nicht nur die Gefahr von rechtlichen Konsequenzen, sondern führen auch zu mehr Verwaltungsaufwand und Verzögerungen bei der Zahlung. Jetzt ist die Zeit, um Ihre Prozesse zu analysieren, sich mit Experten auszutauschen. NAVAX und EDI Service Partners sind hier, um Sie auf diesem Weg zu unterstützen und sicherzustellen, dass Sie auf alles vorbereitet sind, was Ihnen in Zukunft begegnen könnte.

Bestimmungen zur E-Rechnung im Überblick:

• Vom 1. Januar 2025 an wird in Deutschland für alle B2B-Unternehmen die Pflicht eingeführt, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
• Ab 2025 werden traditionelle PDF-Rechnungen und Papierrechnungen nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen entsprechen.
• Die elektronischen Rechnungen müssen in einem definierten, digitalen Format erstellt werden, wie etwa die Rechnungsformate XRechnung, das EDI-Verfahren und die ZUGFeRD-Rechnung.
• Gemäß der Norm DIN EN 16931 müssen diese E-Rechnungen umfangreichere Details enthalten als traditionelle Rechnungsformate.
• Für den Versand von E-Rechnungen (Ausgangsrechnungen) gibt es bis 31. Dezember 2027 Übergangsfristen.

Rechtlicher Hintergrund auf europäischer Ebene:

• Im Rahmen der ViDA-Initiative („VAT in the Digital Age“) beabsichtigt die EU-Kommission, die zusätzliche Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer), das aus den Daten der E-Rechnung gefüllt werden soll.
• Ziel der Maßnahmen ist es, das Mehrwertsteuersystem zu vereinfachen und v.a. Betrug einzudämmen.
• Alle EU-Länder sind daher verpflichtet, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen.

Unsere Partnerschaft

Die Partnerschaft zwischen NAVAX und EDI Service Partners entstand aus dem gemeinsamen Bestreben, Unternehmen ganzheitliche und zukunftssichere Lösungen für die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse anzubieten. NAVAX, als erfahrener ERP-Partner, und EDI Service Partners, als spezialisierter Anbieter von EDI-Dienstleistungen und Peppol-Anbindungen, ergänzen sich perfekt. Gemeinsam bieten wir unseren Kunden Lösungen, die tiefgehendes technisches Know-how und Prozessverständnis vereinen, um sie optimal auf die zukünftigen Anforderungen – wie die E-Rechnungspflicht – vorzubereiten.

Über EDI Service Partners

EDI Service Partners, bestehend aus Avenum und Avedium, bietet einen umfassenden EDI Service, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Kunden und Lieferanten effizient im richtigen Format zu vernetzen. Kunden können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während EDI Service Partners die digitale Kommunikation optimiert, dank der Expertise im elektronischen Datenaustausch.